[펌] RFP작성시 참고 사항

퍼온 글을 다시 펀 글인데요, 원작자는 모르겠구요... 제가 옮긴 곳을 찾게 되면 중계한 곳이라도 소개하겠습니다 ... 업무 상 필요한 글이라 유용하게 사용했습니다.

<요약>

IT 지출이 다시 증가함에 따라 포레스터는 RFP(제안 요청서) 작성의 모범 사례에 대해 많은 질문을 받고 있다. 좋은 RFP는 입찰 절차와 관련된 비용과 시간을 절감하고, 벤더 답변서의 질을 높이고 평가와 선택 프로세스를 촉진할 수 있다.

최고 결과를 위한 RFP 작성은 표준화와 관련된다
많은 고객들은 최근 RFP 작성에 대한 모범 사례와 관련된 질의를 제출했다. 물론 각 RFP의 구조와 포맷은 고객이 하드웨어, 소프트웨어나 서비스를 구매하는지의 여부에 따라 조금 달라지지만 조달 프로세스에서 시간과 비용을 절감해줄 수 있는 여러 가지 표준 사례도 있다.

일반 RFP 템플릿 개발
RFP 작성을 위한 모범 사례는 회사가 하드웨어, 소프트웨어 또는 서비스를 위해 사용할 수 있는 표준 템플릿 개발과 관련된다. 구매, IT, 최종 사용자와 대표자, 그리고 재무팀 구성원으로 구성된 팀을 만들면 조달 프로세스를 상당히 개선할 수도 있다. RFP/RFI/RFQ 작성에 대해 조직을 지원할 수 있는 도구가 있는데다, 역경매 서비스가 최근 확산되기는 했지만 모든 입찰 프로세스에서 공통 항목을 다루어야 한다. 조직이 다음의 항목을 일관적으로 해결할 수 있는 경우 벤더 답변서의 품질이 높아지고 입찰 회의에서 해결해야 할 질문의 수는 크게 줄어들고, 답변서 평가와 관련된 시간도 상당히 개선될 수 있다.

좋은 RFP 작성은 가능한 완벽한 제안 프로세스의 정의와 관련된다.

멋진 RFP에는 다음 절차가 포함될 것이다:

- 입찰 프로세스가 어떻게 조직되는지, 누가 관련되는지 뿐만 아니라 이 특정 프로젝트에 대한 전반적인 가이드라인을 정의한다.

- RFP 답변서를 작성하는 지침과 비준수의 결과를 나열한다. 이에는 이메일 답변을 허용할 것인지 또는 출력 문서가 필요한지 등 따라야 할 포맷이 포함된다. 입찰자는 마이크로소프트 워드나 엑셀과 같은 표준 소프트웨어 제품을 사용하여 전자 답변서를 제출해야 하는가? 다른 포맷도 허용되는가?

- 고객 조직의 담당자를 식별하고 벤더 질문을 처리하기 위한 특정 프로세스를 간단하게 설명한다. 질문에 대한 모든 답변서는 모든 입찰자에게 전송될 것인가? 답변 시간 제한이 있는가? 벤더가 고객 조직의 다른 구성원에게 연락해서 프로세스를 맘대로 조종하려고 하면 어떤 결과가 발생하는가? 답변서를 제출하기 위해 회사는 어떤 포맷을 사용해야 하는가(이메일, 등기 우편, 전화 메시지)?

- 입찰자 회의의 시기, 내용과 구조를 정의한다. 프리젠테이션, 회의에 앞서 제공해야 할 문서의 요건을 나열한다. 회의의 목표에 대해 구체적이어야 하며 입찰자가 해결해야 할 예상 리스트를 포함시킨다.

- 제안서 반환에 대한 일시와 시간표, 늦은 반환의 결과를 지정하고 언제 어떻게 최종 결정 프로세스가 완료되는지 설명한다. 또한 최종 결정에 대해 벤더에게 어떻게 알릴 것인지, 그리고 낙찰에 실패한 벤더에 대해 출구 인터뷰를 허용할 것인지를 판단한다.

- 의무적인 것과 선택적인 것(관리, 상업, 기술과 재무)을 포함하여 제안서의 별개 부분을 식별한다.

- 모든 벤더가 이 답변서에 대해 사용해야 하는 제안서 템플릿을 작성한다. 이 단계는 조직에게 상당한 시간을 절약하고, 회사들이 입찰 답변서의 직접적 비교하도록 해주며 쉬운 평가 프로세스를 허용한다. 관리(또는 마케팅 정보)를 위한 부분, 상업적 정보(벤더 크기, 위치, 조직, 구조, 재무 등)를 위한 부분, 답변서의 기술 세부 정보, 그리고 마지막으로 모든 입찰자가 가격 정보를 제출하기 위해 사용한 재정 템플릿을 포함하여 답변서 템플릿의 부분을 명확하게 나열해야 한다.

- 제안서의 등급 평가 방법을 설명한다. 예를 들어, 점수 시스템이 사용되면 최저 가격에 몇 점을 부여할 것인지, 좋은 벤더 신원보증에 대해 몇 점을 줄 것인지, 어떤 기능과 특징이 평가될 것인지 정의한다. 그리고 가능한 경우 벤더가 고객의 마지막 질문에 대한 자원을 적절하게 할당할 수 있도록 이 프로세스가 언제 일어날 것인지 정의한다.

- 서비스, 하드웨어 또는 소프트웨어가 상주하게 될 환경을 정의한다. 그러므로 IT 제품인 경우, 운영 시스템의 설명, 관련된 서버나 메인 프레임, 네트워크 레이아웃 등을 제공한다. 품질 벤더 답변서는 조직에 대해 얼마나 많은 정보를 제공하는지에 달려 있다.

- 지불 조건 및/또는 서비스 레벨에 대한 모든 요건을 구체적으로 명시한다. 지불의 구조가 마일스톤 또는 SLA 달성에 따라 조직되면, 그러한 상태를 명시한다. 벤더가 대안적인 재정 조건을 제안하는 융통성을 가진 경우, 이러한 대안책에 대한 RFP 자원의 분야를 식별한다.

- 고객이 특정한 계약 요건을 가지는 경우, 샘플 계약이나 계약 아웃라인을 포함시키는 것이 좋다. 예를 들어, 일부 회사는 기밀성, 하청업체 사용, 보험 증서, 보증 등과 같은 일에 대해 확정적인 요건을 가지고 있다. 고객 조직이 계약 조건에 대해 더 많은 정보를 가질수록 벤더 답변서를 평가하는 게 쉬워질 뿐만 아니라 협상 프로세스 자체에 예상치 못한 일이 없게 될 것이다.

- 마지막으로, 벤더가 답변서를 제출하기 위해 사용해야 하는 샘플 템플릿을 제공한다. 회사와 재무, 기술 정보에 대한 상업 정보와 관리 정보를 위한 답변 템플릿 및 재정 답변서에 대한 템플릿을 포함시킨다. 고객이 제안서를 경쟁업체의 제안서와 비교하기 힘들게 만들기 위해 입찰자가 가격 부분을 번들 처리하는 것도 일반적이다. 회사가 RFP 답변서를 위한 표준 템플릿을 작성하는 경우, 전체 프로세스의 질을 개선할 뿐만 아니라 시간과 돈을 절약할 수 있다.